Mik az időgazdálkodás alapelvei?
- Lásd a célt magad előtt
- Tedd rendbe a környezeted
- Bontsd részfeladatokra a nagy feladatokat
- Tűzz ki határidőket és apró jutalmakat
- Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz
- Minél kevesebb gyűjtőpontod legyen
- Delegáld a feladataid egy részét
- Számíts a váratlan dolgokra
- Tervezz időt a pihenésre is
- +1: Élvezd a munkádat
1. Lásd a célt magad előtt
Mielőtt elkezded a feladatot, határozd meg, hogy mi a célod vele. Ha nem látod, hogy mit szeretnél elérni, akkor sokkal nehezebben fogod teljesíteni az adott feladatot. Nagyobb feladatok, projektek esetén írd le, hogy mi a célod az adott feladattal kapcsolatban, és tedd olyan helyre, ami folyamatosan a szemed előtt van, így nem téveszted el a célt.2. Tedd rendbe a környezeted
3. Bontsd részfeladatokra a nagy feladatokat
Egy nagy projektnek vagy feladatnak nem célszerű azonnal nekiállni. Miután meg van határozva, hogy mi a célod vele, és rend is van körülötted, akkor bontsd részfeladatokra a nagy és komplex feladatot, mert így hatékonyabban tudsz időt tervezni a megvalósításra, és az apróbb feladatok sikerélményei hajtanak majd előre.A tervezéssel töltött idő sokszorosan fog megtérülni a projekt során, amikor már nem a kivitelezésről kell gondolkodni, hanem csak a tervet szem előtt tartva apró lépésenként megvalósítani a feladatot.
4. Tűzz ki határidőket és apró jutalmakat
Először nekem is szokatlan volt, hogy ennyire szigorúan álljak egy nagyobb projekthez, viszont ez a terv egy útmutató neked, és hozzásegít a sikeres teljesítéshez. Ha teheted, írd be a naptárba ezeket a határidőket, és leírásként mellékeld hozzá, hogy hol tart éppen a folyamat, mi az adott időpontban a teendőd vele, és mi van még hátra.
Aki kedvet érez hozzá, az akár több hónapra előre is beidőzítheti a projektjeit és annak a határidejét azért, hogy mindenre maradjon elég idő.
5. Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz
Amikor nekilátsz a kivitelezésnek, és elkezded a részfeladatokat megoldani, akkor a legfontosabb az, hogy egyszerre csak 1 dologgal foglalkozz. Ugyanis abban a pillanatban, amikor már 2 vagy több dologra figyelsz párhuzamosan, már elkezdesz veszíteni a hatékonyságodból.Nem azt mondom, hogy nem tudsz egyszerre több dologra figyelni, mert tudsz, én is tudok, és mindenki más is. 🙂 Viszont megfigyeltem azt, hogy ha egy feladat végzése közben megcsörren a telefon, és felveszem, még ha csak pár percről is van szó, utána sokkal nehezebben térek vissza a feladathoz, mert megint fel kell vennem a fonalat, és ezzel sok idő elmegy.
Az én trükköm az, hogy betervezek 30-45 perces blokkokat, amíg nem foglalkozom semmi mással, csak az adott feladattal. Erre az időre kikapcsolom az email értesítéseket, elteszem a telefonomat, és a böngészőben is csak az az 1-2 ablak van megnyitva, ami feltétlenül szükséges a feladat megoldásához. Ezzel a módszerrel rengeteg időt megspórolok, és érzem azt, hogy a munkám hatékonysága javult azáltal, hogy nem kell több dologra koncentrálnom.
6. Minél kevesebb gyűjtőpontod legyen
Nekem az asztalom is egy hatalmas gyűjtőpontom volt, mert rengeteg cetlit, post-it-et és füzetet használtam arra, hogy felirkáljam a teendőket, az eredmény persze az volt, hogy nem láttam át a teendőimet, és legalább a fele a feledés homályába veszett.
A lényeg az, hogy amennyire csak lehet, redukáld le a gyűjtőpontok számát, mert így tudod kordában tartani a feladataidat, és így a legkönnyebb az idődet előre tervezni. Ha sok a gyűjtőpont, akkor sok időt vesz el ennek a feldolgozása és beidőzítése. Ha kevesebb, akkor könnyebben átlátod, hogy az újonnan bejövő feladataidat mikorra tudod beidőzíteni.
7. Delegáld a feladataid egy részét
A feladataid egy részét más is meg tudja csinálni. Bátran kérj segítséget, akár a részfeladatok megoldásáról, akár teljes feladatok delegálásáról van szó. Ezáltal tudsz a nagyobb feladatokra koncentrálni, és azzal foglalkozni, ami igazán a te szakértelmedet igényli.Nekem ebben az jelentette az igazi kihívást, hogy azt gondoltam, nem lesz teljes értékű a feladat, ha nem én csinálok meg minden részfeladatot benne. Később be kellett látnom, hogy van olyan, aki bizonyos részfeladatokat jobban, vagy legalább olyan jól meg tud oldani, mint én. Ettől a felismeréstől kezdve pedig már be tudtam tartani a határidőket.
8. Számíts a váratlan dolgokra
Emellett nap közben is jöhetnek olyan új és sürgős feladatok, ami nem várhat, és azonnal megoldást kell rá találni. Ilyenkor a szoros időbeosztás mellé kell bepasszírozni ezeket a feladatokat.
Ezt csak úgy tudod megoldani, ha hagysz időt az ilyen eseményekre is. Közben ne feledd az előző pontot, nem mindig neked kell megoldanod a feladatot. Bátran irányítsd ilyenkor a megfelelő emberhez a feladatot, onnantól már neki kell az időbeosztását figyelnie 🙂
9. Tervezz időt a pihenésre is
Ez a legfontosabb, amit megtanultam az időgazdálkodással kapcsolatban: tervezd be előre a szabadságodat, a szabadnapokat, és akár a hétvégét is ugyanolyan gondosan, mint a hétköznapokat.Ennek eredményeként tudod majd előre, hogy mikor leszel szabadságon, így azt az időszakot maximálisan ki tudod használni. Plusz előtte lesz időd elrendezni a tennivalókat, lezárni a folyamatban lévő ügyeket, és biztosítani a helyettesítést a munkahelyen. Továbbá fontos, hogy a szabadság utáni napokra tervezz több időt például az e-mailek feldolgozására. Nekem ilyenkor mindig sok összegyűlik, így minimum 2 órát csak ezek rendezésével töltök a szabadság után.
+1. Élvezd! Ezzel lesz teljes az időgazdálkodásod 🙂
Picit feszítettnek tűnhet ez a fajta rendszerezés, és azt gondolhatod, hogy rengeteg idő a tervezés, és az értékes munkára kevesebb figyelem jut. Ugyanakkor minden egyes tervezésre fordított idő megtérül, hidd el nekem. Ha megfogadod ezeket a tanácsokat, akkor hatékonyabban szervezheted az életedet. Mit nyerhetsz azzal, ha megfogadod a tanácsaimat? Egyrészt látni fogod előre, hogy mennyi időre van szükséged ahhoz, hogy elérd a kitűzött célt. Másrészt, ha mindennek megvan a fizikai helye és mindenre terveztél időt a naptáradban, akkor nem fogsz azon aggódni, hogy valami kimarad, vagy elfelejtődik, mert ilyen nem lesz – de legalábbis kevesebb lesz, mint korábban 🙂Ezáltal kevesebbet fogsz aggódni, kevésbé leszel stresszes és sokkal hatékonyabb leszel, ami tükröződni fog az elvégzett feladatok számában is.
Van olyan barátod, akinek szüksége van némi motivációra, hogy hatékonyabban szervezze az életét? Segíts neki, és oszd meg ezt a cikket vele! Emellett előre is köszönöm, ha megírod a hozzászólások között, hogy Te mivel teszed hatékonnyá a mindennapi munkádat.