Te is úgy érzed, hogy egész nap dolgozol, csinálod a teendőidet sorban, de nem érsz a feladatok végére? Én is ebben a cipőben jártam, ezért jobban beleástam magam az időgazdálkodással kapcsolatos könyvekbe, és szépen lassan összeállt bennem a kép, hogy miként is javíthatnék az időbeosztásomon. Az így szerzett tapasztalataimat szeretném most megosztani veled. Összeszedtem neked azt a 9+1 tippet, amit én magam is alkalmazok annak érdekében, hogy sikeresen elvégezzem a napi feladatokat.

Mik az időgazdálkodás alapelvei?

1. Lásd a célt magad előtt
2. Tedd rendbe a környezeted
3. Bontsd részfeladatokra a nagy feladatokat
4. Tűzz ki határidőket és apró jutalmakat
5. Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz
6. Minél kevesebb gyűjtőpontod legyen
7. Delegáld a feladataid egy részét
8. Számíts a váratlan dolgokra
9. Tervezz időt a pihenésre is
10. +1: Élvezd a munkádat

Vágjunk is bele!

1. Lásd a célt magad előtt

Mielőtt elkezded a feladatot, határozd meg, hogy mi a célod vele. Ha nem látod, hogy mit szeretnél elérni, akkor sokkal nehezebben fogod teljesíteni az adott feladatot. Nagyobb feladatok, projektek esetén írd le, hogy mi a célod az adott feladattal kapcsolatban, és tedd olyan helyre, ami folyamatosan a szemed előtt van, így nem téveszted el a célt.

2. Tedd rendbe a környezeted

Hallottad már azt a mondást, hogy a zseni átlátja a káoszt? Na ez egy badarság! Sokáig én is azt hittem, hogy bármekkora is a káosz, sikeresen tudom venni az akadályokat, hiszen mi köze van annak a teljesítményemhez, hogy rend van-e az asztalomon vagy sem? Nos, miután rendbe szedtem nemcsak a munkaasztalomat, hanem az email fiókomat is, azóta érzem, hogy sokkal hatékonyabban tudok haladni a munkával. Ergó, ez tényleg sokat jelent időgazdálkodás szempontjából. Plusz, megfigyeltem azt is, hogy a kereséssel töltött idő lerövidült: ugyanis, ha mindennek megvan a helye, és vissza is teszed őket oda használat után, akkor nem kell keresni őket 🙂

3. Bontsd részfeladatokra a nagy feladatokat

Egy nagy projektnek vagy feladatnak nem célszerű azonnal nekiállni. Miután meg van határozva, hogy mi a célod vele, és rend is van körülötted, akkor bontsd részfeladatokra a nagy és komplex feladatot, mert így hatékonyabban tudsz időt tervezni a megvalósításra, és az apróbb feladatok sikerélményei hajtanak majd előre.

A tervezéssel töltött idő sokszorosan fog megtérülni a projekt során, amikor már nem a kivitelezésről kell gondolkodni, hanem csak a tervet szem előtt tartva apró lépésenként megvalósítani a feladatot.

4. Tűzz ki határidőket és apró jutalmakat

Akkor vagy készen a tervezéssel, ha a részfeladatokat határidőhöz is kötötted, így nem csak lógnak a levegőben, hanem pontosan tudni fogod, mikor kell elkezdeni, meddig kell befejezni, és a köztes időben pontosan mi a teendőd. Hívhatjuk ezt projekttervnek is, ahol pontosan összeszeded, mikor és pontosan mit fogsz csinálni.

Először nekem is szokatlan volt, hogy ennyire szigorúan álljak egy nagyobb projekthez, viszont ez a terv egy útmutató neked, és hozzásegít a sikeres teljesítéshez. Ha teheted, írd be a naptárba ezeket a határidőket, és leírásként mellékeld hozzá, hogy hol tart éppen a folyamat, mi az adott időpontban a teendőd vele, és mi van még hátra.

Aki kedvet érez hozzá, az akár több hónapra előre is beidőzítheti a projektjeit és annak a határidejét azért, hogy mindenre maradjon elég idő.

5. Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz

Amikor nekilátsz a kivitelezésnek, és elkezded a részfeladatokat megoldani, akkor a legfontosabb az, hogy egyszerre csak 1 dologgal foglalkozz. Ugyanis abban a pillanatban, amikor már 2 vagy több dologra figyelsz párhuzamosan, már elkezdesz veszíteni a hatékonyságodból.

Nem azt mondom, hogy nem tudsz egyszerre több dologra figyelni, mert tudsz, én is tudok, és mindenki más is. 🙂 Viszont megfigyeltem azt, hogy ha egy feladat végzése közben megcsörren a telefon, és felveszem, még ha csak pár percről is van szó, utána sokkal nehezebben térek vissza a feladathoz, mert megint fel kell vennem a fonalat, és ezzel sok idő elmegy.

Az én trükköm az, hogy betervezek 30-45 perces blokkokat, amíg nem foglalkozom semmi mással, csak az adott feladattal. Erre az időre kikapcsolom az email értesítéseket, elteszem a telefonomat, és a böngészőben is csak az az 1-2 ablak van megnyitva, ami feltétlenül szükséges a feladat megoldásához. Ezzel a módszerrel rengeteg időt megspórolok, és érzem azt, hogy a munkám hatékonysága javult azáltal, hogy nem kell több dologra koncentrálnom.

6. Minél kevesebb gyűjtőpontod legyen

Gyűjtőpontnak nevezzük azokat a helyeket, ahol az olyan dolgokat/feladatokat tárolod, amiről még nem döntöttél, hogy mikor csinálod meg, mit csinálsz vele, vagy hogy hol a helye. Ilyen lehet egy füzet, amibe irkálod a napi/heti teendőket és az ötleteket, vagy az email fiókod, vagy a post-it-ek, amelyek a monitorodon vannak.

Nekem az asztalom is egy hatalmas gyűjtőpontom volt, mert rengeteg cetlit, post-it-et és füzetet használtam arra, hogy felirkáljam a teendőket, az eredmény persze az volt, hogy nem láttam át a teendőimet, és legalább a fele a feledés homályába veszett.

A lényeg az, hogy amennyire csak lehet, redukáld le a gyűjtőpontok számát, mert így tudod kordában tartani a feladataidat, és így a legkönnyebb az idődet előre tervezni. Ha sok a gyűjtőpont, akkor sok időt vesz el ennek a feldolgozása és beidőzítése. Ha kevesebb, akkor könnyebben átlátod, hogy az újonnan bejövő feladataidat mikorra tudod beidőzíteni.

7. Delegáld a feladataid egy részét

A feladataid egy részét más is meg tudja csinálni. Bátran kérj segítséget, akár a részfeladatok megoldásáról, akár teljes feladatok delegálásáról van szó. Ezáltal tudsz a nagyobb feladatokra koncentrálni, és azzal foglalkozni, ami igazán a te szakértelmedet igényli.

Nekem ebben az jelentette az igazi kihívást, hogy azt gondoltam, nem lesz teljes értékű a feladat, ha nem én csinálok meg minden részfeladatot benne. Később be kellett látnom, hogy van olyan, aki bizonyos részfeladatokat jobban, vagy legalább olyan jól meg tud oldani, mint én. Ettől a felismeréstől kezdve pedig már be tudtam tartani a határidőket.

8. Számíts a váratlan dolgokra

Célszerű az időd maximum 80%-át betervezni, ugyanis a váratlan dolgok miatt időt kell szakítanod olyan tennivalókra is, amelyeket a hét elején még nem láttál előre.

Emellett nap közben is jöhetnek olyan új és sürgős feladatok, ami nem várhat, és azonnal megoldást kell rá találni. Ilyenkor a szoros időbeosztás mellé kell bepasszírozni ezeket a feladatokat.

Ezt csak úgy tudod megoldani, ha hagysz időt az ilyen eseményekre is. Közben ne feledd az előző pontot, nem mindig neked kell megoldanod a feladatot. Bátran irányítsd ilyenkor a megfelelő emberhez a feladatot, onnantól már neki kell az időbeosztását figyelnie 🙂

9. Tervezz időt a pihenésre is

Ez a legfontosabb, amit megtanultam az időgazdálkodással kapcsolatban: tervezd be előre a szabadságodat, a szabadnapokat, és akár a hétvégét is ugyanolyan gondosan, mint a hétköznapokat.

Ennek eredményeként tudod majd előre, hogy mikor leszel szabadságon, így azt az időszakot maximálisan ki tudod használni. Plusz előtte lesz időd elrendezni a tennivalókat, lezárni a folyamatban lévő ügyeket, és biztosítani a helyettesítést a munkahelyen. Továbbá fontos, hogy a szabadság utáni napokra tervezz több időt például az e-mailek feldolgozására. Nekem ilyenkor mindig sok összegyűlik, így minimum 2 órát csak ezek rendezésével töltök a szabadság után.

+1. Élvezd! Ezzel lesz teljes az időgazdálkodásod 🙂

Picit feszítettnek tűnhet ez a fajta rendszerezés, és azt gondolhatod, hogy rengeteg idő a tervezés, és az értékes munkára kevesebb figyelem jut. Ugyanakkor minden egyes tervezésre fordított idő megtérül, hidd el nekem. Ha megfogadod ezeket a tanácsokat, akkor hatékonyabban szervezheted az életedet. Mit nyerhetsz azzal, ha megfogadod a tanácsaimat? Egyrészt látni fogod előre, hogy mennyi időre van szükséged ahhoz, hogy elérd a kitűzött célt. Másrészt, ha mindennek megvan a fizikai helye és mindenre terveztél időt a naptáradban, akkor nem fogsz azon aggódni, hogy valami kimarad, vagy elfelejtődik, mert ilyen nem lesz – de legalábbis kevesebb lesz, mint korábban 🙂

Ezáltal kevesebbet fogsz aggódni, kevésbé leszel stresszes és sokkal hatékonyabb leszel, ami tükröződni fog az elvégzett feladatok számában is.

Ne feledd, nem tervezhetsz meg minden pillanatot előre, és mindig lesznek olyan napok, amikor nem teljesíted a maximumot, éppen ezért célszerű megállapítani egy minimum szintet, amivel már elégedett lehetsz. Ha reggelente kitűzöd a 3 legfontosabb aznapi célt, akkor már eredményes lesz a napod, ha ezeket sikerül kipipálnod.

Van olyan barátod, akinek szüksége van némi motivációra, hogy hatékonyabban szervezze az életét? Segíts neki, és oszd meg ezt a cikket vele! Emellett előre is köszönöm, ha megírod a hozzászólások között, hogy Te mivel teszed hatékonnyá a mindennapi munkádat.