… és mit tegyünk, hogy ne kelljen exit interjút tartanunk? Új munkatárs felvételekor minden cégnek, minden pozíciójához megvan a saját kiválasztási folyamata, amely alapján a legkiemelkedőbb jelöltnek küldenek ajánlatot. Ezzel szemben az exit interjú esetében ritkábban találkozunk már kialakult folyamattal. Pedig, ha legalább egyet is tartottunk, tudhatjuk, hogy milyen sokat tanulhatunk a kilépő munkatársak tapasztalataiból. Változtathatunk a folyamatainkon és a stratégiánkon. Ilyenkor belső szemmel tekinthetünk a cégre, a távozó kolléga munkakörére, közvetlen munkatársaira, felettesére, az egész szervezeti kultúrára. Ebben a cikkben 5+1 pontban írok arról, hogy hogyan fordíthatjuk a javunkra a jó munkatársak távozását, és hogyan építhetjük be ezeket a tapasztalatokat a szervezetfejlesztési stratégiába.

1. Miért mondott fel? – az exit interjú legfontosabb eleme

Az első és egyik legfontosabb, hogy megtudd, miért távozik a cégtől. Nem érzi jól magát? Nem szereti a feladatkörét? Vagy nem ilyen feladatokra számított? Számos ok felmerülhet, de ha tudod a választ a jövőben elkerülheted. Ez az információ már csak azért is fontos lehet, mert a kilépő munkatárs helyét pótolni kell és nem akarjuk kétszer ugyanazt a hibát elkövetni.

2. Mit tehettünk volna, hogy ne ezt a döntést hozza meg?

Másképpen fogalmazva: minden szükséges támogatást megkapott ahhoz, hogy a munkájából és magából is a maximumot hozza ki? Magunkat is el kell köteleznünk afelé, hogy a kollégáink és a dolgozóink számára biztosítjuk a fejlődési, előrelépési lehetőséget. Tartsunk folyamatosan beszélgetéseket, karrier tanácsadást. Tartsuk szem előtt, hogy ahogyan a szervezetünk fejlődik, a munkatársainknak is fejlődnie kell. Legyünk feléjük nyitottak, és ha már menet közben látjuk, hogy valami nincs rendjén, orvosoljuk a problémát.

3. Maradjunk tárgyilagosak

Kialakíthatunk egy barátságos környezetet az interjúhoz, de ahhoz, hogy valóban eredményes is legyen az interjú, el kell zárkózni a személyeskedéstől. A kilépő kollégával szemben őszintének kell lennünk, és biztosítanunk kell róla, hogy a beszélgetést valóban a szervezet fejlődésére használjuk fel. Ez azért is fontos, mert nem kellene a hidakat felégetni magunk mögött. Törekedjünk arra, hogy a személyes kapcsolatokat ne tegyük tönkre.

4. A HR-es kérdezzen, ne a felettes

Ha már említettem a tárgyilagosságot, mint az exit interjúk egyik kulcsfontosságú elemét, akkor beszélnünk kell arról, hogy ki tartsa az interjút. Ha valóban a szervezeti struktúrát szeretnénk fejleszteni az interjú tapasztalataiból, akkor végezze a HR. Egy független, harmadik személynek a munkatársak is jobban megnyílnak. Így nemcsak a pozitív tapasztalatokról mesélnek majd, hanem az esetleges nehézségekről is, vagy épp őszintén vallanak a kilépésük okáról. Mivel minden éremnek két oldala van, a kilépő interjút ne csak a távozó munkatárssal, hanem annak felettesével is tartsuk meg. Tedd fel ugyanazokat a kérdéseket és magadban állítsd szembe azokat egymással. Könnyebb lesz a következtetéseket levonni és abból építkezni a jövőben, ha minden oldalt meghallgatsz.

5. Kérdezz vissza minden apró részletre

Amellett, hogy bőszen hallgatjuk az interjúalanyunkat, miközben a számára teljesen standard kérdésekre adja meg a választ, figyeljünk a testbeszédre, a non-verbális jelekre. Halljuk meg a ki nem mondott szavakat és kérdezzünk vissza. Biztosan jól értettük, vagy ugyanazt értjük a mondanivalója alatt, amit Ő is? Tisztázzuk a félreérthető mondatokat, ne maradjanak ködös részei a beszélgetésünknek. Miután a feltett kérdésekre megkaptad a választ, boncolgasd kicsit tovább a témát. Az interjúalanytól is függ, hogy mennyi információt oszt meg veled, de csak így áshatsz mélyebbre és tudhatod meg a kilépésének legfőbb okát.

5+1. Ne csak formalitás legyen, hanem értékteremtő is

Ha már exit interjút kell tartanunk, akkor tartsuk hatékonyan. Készüljünk fel, tudjuk mit akarunk kérdezni, milyen céllal akarunk információkat megtudni. Legyen mindig egy összesítő a felmondások legfőbb okáról, a szervezet előnyeiről, hátrányairól, és törekedjünk arra, hogy ezeket szem előtt tartva fejlesszük és javítsuk a folyamatainkat. Végezetül, köszönjük meg a távozó ex-kollégánk munkáját, hiszen bármeddig is volt a szervezetünk tagja, valamilyen tanulságot biztosan levonhatunk az ottlétéből.